Структура

Приложение № 3
к приказу УГСЗН
Ростовской области
от 5 апреля 2016 г. № 64

ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе организационно-кадровой работы и делопроизводства
управления государственной службы занятости населения
Ростовской области

1. Общие положения

1.1. Отдел организационно-кадровой работы и делопроизводства (далее – отдел) является структурным подразделением управления государственной службы занятости населения Ростовской области (далее – управление).

1.2. Отдел находится в непосредственном подчинении начальника управления.

1.3. Структура и количество штатных единиц отдела утверждаются начальником управления по согласованию с Губернатором Ростовской области.

1.4. Отдел осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные управлению государственные казенные учреждения Ростовской области центры занятости населения (далее – ГКУ РО) во взаимодействии со структурными подразделениями управления, исполнительной органами Ростовской области, органами местного самоуправления, работодателями, общественными объединениями и другими организациями.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, Уставом Ростовской области, областными законами, указами и распоряжениями Губернатора Ростовской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Ростовской области, Положением об управлении, регламентом управления, постановлениями, приказами и распоряжениями управления, а также настоящим Положением.

1.6. Отдел реорганизуется и ликвидируется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Ростовской области.

1.7. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел функций.

2. Полномочия отдела

2.1. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами для решения вопросов, отнесенных к его компетенции, осуществляет следующие полномочия:

2.1.1. В сфере кадровой работы:

формирует кадровый состав для замещения должностей государственной гражданской службы в управлении, руководителей ГКУ РО и обслуживающего персонала управления, соответствующих установленным квалификационным требованиям;

обеспечивает единые подходы к осуществлению кадровой работы и ее методическое обеспечение в структурных подразделениях управления и ГКУ РО;

анализирует потребность и организует привлечение кадров для замещения должностей государственной гражданской службы в управлении, в том числе посредством взаимодействия с образовательными организациями, осуществляющими подготовку студентов по специальностям и направлениям подготовки профессионального образования, необходимым для замещения должностей государственной гражданской службы в управлении, организации заключения договоров о целевом приеме;

осуществляет подготовку предложений по формированию и совершенствованию штатной структуры управления и проведению организационно-штатных мероприятий, включая подготовку проектов нормативных правовых актов Ростовской области об утверждении структуры управления, схемы размещения ГКУ РО, проект штатного расписания управления, а также их согласование в Правительстве Ростовской области в установленном порядке;

осуществляет подготовку проекта приказа управления о распределении обязанностей между заместителями начальника управления;

готовит предложения по реализации положений Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», других федеральных законов и иных нормативных правовых актов о государственной гражданской службе и внесение указанных предложений начальнику управления;

организует и обеспечивает проведение в управлении конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы (в том числе подготовка предложений по составу конкурсной комиссии, срокам и порядку ее работы), руководителей ГКУ РО и включение в кадровый резерв управления на основе единой методики проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Российской Федерации и включения в кадровый резерв государственных органов, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации № 397 от 31.03.2018 «Об утверждении единой методики проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Российской Федерации и включение в кадровый резерв государственных органов»;

проводит проверку соответствия гражданина, претендующего на замещение должности государственной гражданской службы, или государственного гражданского служащего квалификационным требованиям для замещения должности государственной гражданской службы и оценку их профессионального уровня;

обеспечивает формирование кадрового резерва управления, организует работу с кадровым резервом и его эффективное использование;

участвует в подготовке предложений для формирования резерва управленческих кадров Ростовской области;

обеспечивает должностной рост государственных гражданских служащих Ростовской области, проходящих государственную гражданскую службу в управлении;

организует мероприятия по повышению мотивации государственных гражданских служащих управления к эффективному и добросовестному исполнению должностных обязанностей;

осуществляет меры, направленные на содействие соблюдению государственными гражданскими служащими управления этических норм и правил служебного поведения для достойного выполнения профессиональной служебной деятельности;

организует и обеспечивает проведение аттестации государственных гражданских служащих управления и руководителей ГКУ РО, в том числе подготовка предложений по составу комиссии, срокам и порядку ее работы;

организует мероприятия по профессиональному развитию государственных гражданских служащих управления (в соответствии с планом организации мероприятий), в том числе дополнительного профессионального образование и иных мероприятий по их профессиональному развитию;

организует повышение профессионально-квалификационного уровня руководителей и специалистов ГКУ РО;

подготавливает необходимые документы и материалы начальнику управления, а также для направления в Правительство Ростовской области для присвоения классных чинов начальнику управления и его заместителям;

организует работу по поощрению и награждению государственных гражданских служащих управления, работников обслуживающего персонала управления и работников ГКУ РО;

анализирует практику осуществления кадровой работы и развития кадрового состава, готовит предложения по ее совершенствованию начальнику управления;

готовит проекты актов управления, связанных с поступлением на государственную гражданскую службу (приемом на работу), ее прохождением, заключением служебных контрактов (трудовых договоров), назначением на должность государственной гражданской службы, освобождением от замещаемой должности государственной гражданской службы, увольнением государственного гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, прекращением (расторжением) трудового договора с работником (увольнении) и оформление соответствующих решений управления;

организует заключение договоров с гражданами на время их обучения в образовательном учреждении профессионального образования с последующим прохождением государственной гражданской службы;

организует проверку достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на государственную гражданскую службу (приемом на работу), а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;

организует проведение служебных проверок;

осуществляет ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек (при наличии), а также формирование сведений о трудовой деятельности государственных гражданских служащих и работников обслуживающего персонала управления;

осуществляет ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек руководителей ГКУ РО (при наличии);

осуществляет ведение личных дел государственных гражданских служащих управления;

осуществляет оформление и выдачу в установленном порядке служебных удостоверений государственным гражданским служащим и работникам обслуживающего персонала управления, руководителям ГКУ РО;

обеспечивает подготовку документов, необходимых для назначения государственных пенсий за выслугу лет и ежемесячных доплат к пенсии работникам управления;

готовит проекты служебного распорядка управления, графиков отпусков государственных гражданских служащих и работников обслуживающего персонала управления, руководителей ГКУ РО и других проектов актов управления по вопросам, связанным с регулированием служебного времени и времени отдыха;

осуществляет ведение реестра государственных гражданских служащих управления;

организует разработку и внедрение эффективных технологий и современных методов кадровой работы, направленных на подбор и рациональное использование кадров, а также на повышение профессиональной компетентности государственных гражданских служащих управления;

осуществляет применение в кадровой работе в порядке, определенном Правительством Российской Федерации, федеральной государственной информационной системы «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» (далее – единая система);

организация и проведение ротации государственных гражданских служащих управления в случаях, установленных законодательством Российской Федерации;

осуществляет подготовку предложений о реализации положений трудового законодательства, законодательства о государственной гражданской службе и вносит указанные предложения начальнику управления;

оказание государственным гражданским служащим управления консультативной помощи по вопросам, связанным с применением законодательства о государственной гражданской службе;

в рамках своей компетенции выдает соответствующие справки работникам управления и руководителям ГКУ РО;

осуществляет подготовку предложений по материальному стимулированию и нематериальной мотивации государственных гражданских служащих управлении, включая разработку положений о премировании за выполнение особо важных и сложных заданий, а также оказание методологической помощи структурным подразделениям управления в указанных вопросах;

проведение иных мероприятий по совершенствованию кадровой работы и развитию кадрового состава управления.

2.1.2. В сфере противодействия коррупции:

осуществляет организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности комиссии управления по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих управления и урегулированию конфликта интересов;

организует в управлении проверку достоверности и полноты представляемых государственными гражданскими служащими управления и руководителями ГКУ РО сведений об их доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера их супругов и несовершеннолетних детей;

организует в управлении проверку соблюдения государственными гражданскими служащими управления запретов, ограничений и обязанностей, установленных законодательством;

осуществляет работу управления в сфере антикоррупционной деятельности;

осуществляет контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Ростовской области о противодействии коррупции в ГКУ РО, а также за реализацией в них мер по профилактике коррупционных правонарушений.

2.1.3. В сфере организационной работы:

осуществляет перспективное и текущее планирование работы управления;

формирует предложения для включения в планы работы Правительства Ростовской области по вопросам службы занятости населения в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области;

осуществляет подготовку и организацию проведения семинаров, совещаний, коллегии управления, селекторных совещаний, семинаров-практикумов и занятий с аппаратом управления, руководителями и работниками ГКУ РО;

осуществляет планирование и организацию работы по вопросам ГО и ЧС в управлении и ГКУ РО;

организует и осуществляет контроль дежурства руководящего состава управления в выходные и праздничные дни;

организует и осуществляет контроль деятельности ГКУ РО в пределах своей компетенции;

организует медико-профилактические мероприятия;

ведет персонифицированный учет в системе государственного пенсионного страхования;

организует прием граждан по личным вопросам должностными лицами управления;

организует прохождение предварительных собеседований, инструктажей, оформление приема и контроль за прохождением испытательного срока и стажировки принимаемых работников;

осуществляет контроль:

за соблюдением работниками служебного распорядка (правил внутреннего трудового распорядка), состоянием исполнительской и трудовой дисциплины;

за соблюдением ГКУ РО трудового законодательства по направлениям деятельности отдела (ведомственный контроль);

исполнения должностных регламентов сотрудниками управления;

за своевременным рассмотрением писем, жалоб и заявлений граждан по вопросам, относящимся к компетенции службы занятости, анализ проделанной работы;

исполнения документов вышестоящих организаций, протоколов планерных совещаний, решений коллегии управления, совещаний;

за ведением дел по вопросам ГО и ЧС в ГКУ РО;

исполнения графиков командирования специалистов управления.

2.1.4. В сфере делопроизводства:

обеспечивает функционирование единой системы делопроизводства, номенклатуры в аппарате управления и ГКУ РО;

осуществляет работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов;

осуществляет учет корреспонденции (подписка периодической печати, регистрация получения подписных изданий, входящей и исходящей корреспонденции, учет почтовых марок);

осуществляет экспедицию (оформление и проверка почтовых отправлений спецсвязью, доставка почты в Правительство Ростовской области, организации и органы законодательной власти и исполнительные органы Ростовской области, доведение документов до исполнителей в управлении);

осуществляет учет, регистрацию и доведение до исполнителя документов вышестоящих организаций, приказов по основной и административно-хозяйственной деятельности управления;

осуществляет регистрацию и отправку электронной почты в адрес Роструда, Правительства Ростовской области и ГКУ РО;

осуществляет учет, регистрацию и хранение соглашений управления с заинтересованными учреждениями, исполнительными органами и организациями;

ведет протоколы совещаний;

осуществляет разработку номенклатуры дел управления.

2.1.5. Осуществляет подготовку отчетов, включая государственную статистическую отчетность, и аналитические материалы по направлениям деятельности отдела.

2.1.6. Оказывает ГКУ РО организационно-методическую, консультационную и практическую помощь по направлениям деятельности отдела.

2.1.7. Прогнозирует развитие направлений деятельности отдела.

2.1.8. Осуществляет подготовку писем и предложений в исполнительные органы и органы местного самоуправления по направлениям деятельности отдела.

2.1.9. Рассматривает в соответствии с действующим законодательством предложения, обращения и жалобы граждан и работодателей по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

2.1.10. Готовит предложения по планированию бюджета, финансированию мероприятий, осуществляет контроль за полным, результативным и целевым характером использования бюджетных средств, выделенных ГКУ РО, по направлениям работы отдела.

2.1.11. Готовит предложения по внесению изменений в действующее законодательство и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Ростовской области по направлениям деятельности отдела.

2.1.12. Осуществляет внутренний финансовый контроль в соответствии с установленным порядком его проведения.

2.1.13. Осуществляет иные полномочия в соответствии с федеральным и областным законодательством, а также поручения начальника управления по направлениям деятельности отдела.

3. Права и обязанности отдела

3.1. Отдел в целях реализации своих полномочий имеет право:

участвовать в подготовке проектов нормативных правовых актов Ростовской области, осуществлять подготовку проектов постановлений, приказов (распоряжений) управления по вопросам, относящимся к полномочиям отдела;

контролировать деятельность ГКУ РО по направлениям деятельности отдела;

вносить предложения начальнику управления по совершенствованию работы отдела и ГКУ РО;

организовывать проведение и участвовать в проводимых исполнительными органами, органами местного самоуправления, управлением, ГКУ РО семинарах, совещаниях и других мероприятиях, относящихся к полномочиям отдела;

запрашивать и получать от структурных подразделений управления, ГКУ РО статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, другие информационные сведения по вопросам, относящимся к полномочиям отдела;

предлагать для включения (по согласованию с начальником управления) своих представителей в состав общественных и консультативных органов, образованных в Ростовской области и связанных с деятельностью отдела;

осуществлять взаимодействие с исполнительными органами, органами местного самоуправления, ГКУ РО, предприятиями, учреждениями, организациями по вопросам, относящимся к полномочиям отдела;

знакомиться с поступающими в управление документами, относящимися к сфере деятельности отдела;

участвовать в проведении проверок ГКУ РО по направлениям деятельности отдела.

3.2. Отдел в целях реализации своих полномочий обязан:

предоставлять в установленном порядке информацию по вопросам, отнесенным к его компетенции;

вести кадровое делопроизводство;

применять в кадровой работе единую систему, в том числе использовать унифицированные формы документов кадровой работы, предусмотренных в единой системе;

осуществлять меры, направленные на развитие профессионализма к компетентности государственных гражданских служащих. руководителей и специалистов ГКУ РО;

обеспечивать защиту служебной информации от несанкционированного доступа;

обеспечивает конфиденциальность и безопасность персональных данных;

обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну.

4. Организация деятельности отдела

4.1. Руководство отделом осуществляет начальник отдела, назначаемый и освобождаемый от должности начальником управления.

4.2. Специалисты отдела осуществляют свои полномочия в соответствии с утвержденными начальником управления должностными регламентами, сформированными с учетом области профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих, предусмотренной в справочнике квалификационных требований к специальностям, направлениям подготовки, знаниям и умениям, которые необходимы для замещения области и вида профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих и соответствующих ей видов.

4.3. Начальник отдела имеет в своем подчинении заместителя, назначаемого на должность и освобождаемого от должности начальником управления.

Во время отсутствия начальника отдела (командировка, болезнь, отпуск и т.д.) его должностные обязанности исполняет заместитель начальника отдела.

4.4. Начальник отдела:

4.4.1. Руководит деятельностью отдела на принципах единоначалия, несет персональную ответственность за осуществление возложенных на отдел полномочий.

4.4.2. Распределяет обязанности между сотрудниками отдела, устанавливает ответственность за состояние и результаты работы на порученном направлении деятельности отдела.

4.4.3. Выносит предложения начальнику управления о применении мер поощрения или о наложении дисциплинарного взыскания на сотрудников отдела в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4.4.4. Осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ростовской области.

4.5. Деятельность отдела планируется. Планы работы разрабатываются на неделю, месяц, квартал и год, утверждаются начальником управления.